Skriva anbud i offentlig upphandling

Hur du vinner fler anbudsprocesser

Att skriva anbud i offentlig upphandling kräver ett proaktivt och strukturerat arbetssätt. Om man som leverantör finner att en aktuell offentlig upphandling matchar leverantörens kapacitet, målsättningar och kriterier för deltagande är det dags att snarast gå vidare med sitt anbudsarbete.

Nedan återfinns en rad punkter och praktiska tips till anbudsgivare som önskar skriva anbud i offentlig upphandling.

Tips för att skriva anbud i offentliga upphandlingar

  • Läs igenom förfrågningsunderlaget med bilagor noga

Förfrågningsunderlag i offentlig upphandling innehåller en beskrivning av den upphandlande enhetens inköpsbehov, information om vilket upphandlingsförfarande som används samt övriga administrativa villkor.  I ett förfrågningsunderlag ingår dessutom ett avtalsutkast med kommersiella villkor. Läs igenom avtalsutkastet noga då det utgör det avtal som kommer gälla mellan den upphandlande myndigheten eller enheten och den vinnande anbudsgivaren.

Försök förstå inköpsbehovet, vilka krav som ställs och om det egna företaget uppfyller kraven samt inte minst hur företaget i sitt anbud kan visa att det uppfyller kraven. Notera vilken tilldelningsgrund som kommer användas i upphandlingen, är det lägsta pris eller ekonomiskt mest fördelaktigt? Vid oklarheter i förfrågningsunderlaget, notera dessa oklarheter samt förbered skriftliga frågor till den upphandlande myndigheten eller enheten.

  • Skapa projektgrupp och tidsplan

Att skriva anbud i offentlig upphandling kräver ibland att en tidsplan och projektgrupp skapas, åtminstone är det att rekommendera då en offentlig upphandling är av större komplexitet eller mer omfattande. Avsätt tillräckligt med tid för anbudsarbetets olika delar, speciellt anbudsskrivning,  anbudsgranskning och eventuell anbudsgenomgång. Säkerställ att företagets personalresurser finns tillgängliga för anbudsarbetet, om inte överväg att anlita externt stöd. Säkerställ i tidsplan att samtliga moment i anbudsarbetet hinner avklaras i god tid innan sista anbudsdag.

  • Förbered anbudsskrivning

Se till att all erforderlig information kring företagets verksamhet finns att tillgå innan anbudsskrivningen påbörjas genom att förbereda företagsdokumentation. Samla ihop CV på den personal som avses utföra det aktuella åtagandet, företagets försäkringsbevis, registreringsbevis m.m. Om företaget redan tidigare har skrivit anbud i offentlig upphandling som avser liknande vara eller tjänst som i aktuell upphandling är detta en fördel då tidigare anbud kan användas som grundmall för den aktuella anbudsskrivningen.

  • Ställ frågor och begär förtydliganden

Om någonting är oklart i den upphandlande enhetens förfrågningsunderlag inklusive dess bilagor bör anbudsgivaren ställa frågor eller begära förtydliganden. Säkerställ att risken för missförstånd eller feltolkningar av krav eller annan information i förfrågningsunderlaget undviks vilket i sin tur riskerar medföra att anbudet får ett felaktigt eller oklart innehåll. Kom ihåg att anbud endast kan förtydligas eller kompletteras i undantagsfall efter att det har lämnats in.

  • Skriv anbudet

När förarbetet är avslutat bör anbudsskrivningen påbörjas snarast då anbudstiden ofta i slutändan visar sig vara relativt kort i offentliga upphandlingar. Avsätt ordentligt med tid för mer komplexa delar av anbudet för att säkerställa att anbudet får det avsedda innehållet. Kom ihåg att det är av stor vikt att tydligt visa i sitt anbud att man uppfyller de ställda kraven i en viss offentlig upphandling, annars kommer anbudet förkastas p.g.a. bristande kravuppfyllnad. Svara endast på det som efterfrågas i förfrågningsunderlaget och lämna endast den information som begärs. Det finns nämligen en risk att ”extra” text och information i slutändandan kan medföra en reservation mot förfrågningsunderlaget vilket i sin tur kan leda till att anbudet förkastas.

  • Kvalitetsgranska anbudet efter anbudsskrivning

Efter att anbudet har skrivits bör en anbudsgranskning genomföras. Dubbelkolla att anbudet tydligt förmedlar att anbudsgivaren och varan eller tjänsten som efterfrågas uppfyller samtliga krav samt att anbudet innehåller all övrig information som efterfrågas. Säkerställ att lämnade priser är korrekta och att inga formaliafel förekommer i anbudet.

  • Lämna in anbudet på det sätt och i den form som efterfrågas

I förfrågningsunderlag återfinns en rad krav av mer administrativ karaktär. Det kan handla om krav som ställs på anbudets form, hur det skall märkas och undertecknas samt på vilket sätt som anbudet skall lämnas in. Missa inte denna information då anbudet annars riskerar att inte prövas. Säkerställ också att samtliga bilagor som efterfrågas är erforderligt ifyllda samt bifogas till anbudet. Ta också hänsyn till den tid det tar att skicka reguljär post om anbudet skall lämnas i pappersform till viss postadress.

  • Avvakta tilldelningsbeslut

När anbuden har utvärderats kommer den upphandlande myndigheten eller enheten att skicka ut ett så kallat tilldelningsbeslut. I tilldelningsbeslutet framgår hur utvärderingen av anbuden har gått till samt vilken anbudsgivare som vann upphandlingen. Läs igenom tilldelningsbeslutet med bilagor noga så fort det finns tillgängligt.

  • Har upphandlingen utförts enligt upphandlingsregelverket?

Om den upphandlande enheten skulle ha brutit mot upphandlingsregelverket och du som anbudsgivare skadas eller riskeras att skadas- överväg om överprövning av upphandlingen bör ske. Överväg om övriga anbudsgivares anbud skall begäras ut. Det är viktigt att vara medveten om att tidsfristen att begära en eventuell överprövning är kort och räknas from det datum då tilldelningsbeslutet skickas ut.

Skriva anbud i offentlig upphandling – en sammanfattning

När man som anbudsgivare väljer att skriva anbud i offentlig upphandling finns det som ovan framställning förmedlat en rad aspekter att ta hänsyn till. Att vara noga förberedd och att vara strukturerad i sitt anbudsarbete är särskilt viktigt för att vara framgångsrik. Att delta i många anbudsprocesser och skriva många anbud är också centralt, övning ger färdighet sägs det och detta gäller också för den som önskar skriva anbud i offentliga upphandlingar.

Läs mer:

Öka konverteringsfrekvens för anbud

Annonser