Bid Management

Ett process- och utvecklingsorienterat arbete

Bid Management (anbudshantering, anbudsarbete) innebär grovt förenklat ett arbete att söka efter aktuella affärsmöjligheter, att genomföra kalkyler, att skriva anbud samt att lämna in anbud till företag eller offentlig sektor. Arbetet inom bid management följer i många fall hela affärsprocessen, från att identifiera vilka affärsmöjligheter som är goda utifrån leverantörens förutsättningar och målsättningar till tecknande och förvaring av avtal vid vinnande anbudsgivning. I många fall ingår även uppgifterna att skapa och vidareutveckla rutiner och riktlinjer för anbudshantering hos uppdragsgivaren inom Bid Management samt även affärsutveckling.

För de personer som arbetar med Bid Management, ofta kallad Bid Manager, Public Bid Manager eller Anbudsansvarig, krävs en helhetssyn på uppdragsgivarens anbudsverksamhet i stort samt detaljkunskaper inom vissa områden utifrån uppdragsgivarens branschspecifika förutsättningar och krav. Helhetssynen och kunskapskraven är centrala ur konkurrenssynpunkt vare sig hanteringen av anbudsverksamheten bedrivs på ett litet eller ett stort företag och oavsett inom vilken bransch.

Bid Management bedrivs generellt mot bakgrund av leverantörens förutsättningar med siktet inställt mot leverantörens målsättningar med sin verksamhet, långsiktiga strategi och krav på tillväxt. Arbetet bedrivs ofta i projektform, under ledning av en Bid Manager, och innefattar ofta ett behov av sammanställning av projektgrupper där de mest relevanta kontaktpersonerna hos det anbudsskrivande företaget ingår. Kontaktpersonernas relevans avgörs utifrån respektive persons kompetens och erfarenhet avseende den tjänst eller vara som skall erbjudas i det aktuella anbudet. Tanken bakom projektformen som vanlig arbetsmetod inom Bid Management är att de ingående personernas kunskaper och erfarenheter skall kombineras och därigenom verka värdehöjande på slutprodukten, d.v.s. anbudet.

Professionell Bid Management ställer höga krav på personal, organisation samt förekomst och tillgänglighet till praktiska verktyg för att bearbeta anbud och för att koordinera anbudsverksamheten i stort. Anbudsprocessen bör optimeras för att anbudsverksamheten skall kunna hanteras på ett effektivt och framgångsrikt sätt. I många fall behöver rutiner och riktlinjer för anbudsgivningen skapas eller vidareutvecklas vilket yttermera ökar verksamhetens effektivitet och därmed även förmågan att lämna väl genomtänkta och konkurrenskraftiga anbud. Skapande av rutiner och riktlinjer för anbudshanteringen minskar även riskerna med att anbudsverksamheten blir alltför beroende av specifika personer och istället också kan fungera, utan avbrott, om dessa nyckelpersoner i anbudsarbetet skulle bestämma sig för att söka sig till nya utmaningar. Ett system för kunskaps- och erfarenhetsåtervinning bör också skapas hos den anbudsgivande leverantören för att detta skall kunna dra nytta av tidigare erfarenheter, goda såväl som mindre bra, och därigenom kunna anpassa och utveckla sin anbudsverksamhet därefter.

De anbudsgivare som inte i dagsläget förfogar över en Bid Manager (eller Public Bid Manager om det offentliga är den huvudsakliga anbudsmottagaren) bör överväga att rekrytera kompetent personal till denna position då positionen är av central vikt för att kunna koordinera och effektivisera anbudsverksamheten. Ett alternativ till rekrytering är förstås att anlita extern kompetens i form av anbudskonsulter för att omhändertaga anbudsgivarens verksamhet inom Bid Management och att tillhandahålla andra anbudstjänster utifrån anbudsgivarens aktuella behov.

Läs mer om Bid Management / Bemanning, om tips och information för anbudsgivare och om offentlig upphandling.

Annonser